1. Introducción
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008, la Resolución 1995 de 1999 sobre manejo de historias clínicas, y las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio, la Dra. Valentina Dicker Jiménez adopta la presente política de tratamiento de datos personales, en desarrollo del derecho fundamental de Habeas Data.
El objeto de esta política es establecer lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y protección de datos personales, garantizando la aplicación de los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso, seguridad y responsabilidad demostrada.
2. Responsable del Tratamiento
La Dra. Valentina Dicker Jiménez, identificada con cédula No. 1144030082 de Cali, Valle, es responsable del tratamiento de datos personales y asume la obligación de garantizar la seguridad, confidencialidad y adecuada administración de la información recolectada, conforme a la normativa vigente.
3. Definiciones
Se aplican las definiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes: Autorización, Dato personal, Dato sensible, Titular, Tratamiento, Encargado, Responsable, Habeas Data.
4. Tratamiento, Finalidad y Protección
El tratamiento de datos personales se realizará conforme a la relación existente (civil, laboral, comercial, educativa o clínica), con las siguientes finalidades:
- Prestación de servicios de salud y gestión del riesgo en salud.
- Cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
- Procesos administrativos, académicos y clínicos.
- Reportes obligatorios a autoridades de salud y control.
- Evaluación de calidad de servicios y productos.
- Procesos de selección, vinculación y remuneración de personal.
- Cumplimiento de exigencias judiciales y defensa de acciones legales.
- Verificación en listas restrictivas del SARLAFT.
Tratamiento de historias clínicas: La responsable garantiza que la recolección, almacenamiento y circulación de historias clínicas se ajustará a la Resolución 1995 de 1999, asegurando confidencialidad, acceso restringido y conservación mínima de 20 años.
5. Deberes de la Responsable
La Dra. Valentina Dicker Jiménez se obliga a:
- Garantizar el pleno ejercicio del derecho de Habeas Data.
- Mantener condiciones de seguridad y privacidad conforme a estándares técnicos.
- Usar los datos únicamente para fines legítimos y autorizados.
- Tramitar oportunamente peticiones, consultas y reclamos.
- Abstenerse de comercializar bases de datos sin causa legal.
- Conservar evidencia de las autorizaciones otorgadas.
- Respetar derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.
- Informar claramente al titular sobre finalidad, carácter facultativo de datos sensibles y canales de contacto.
6. Derechos de los Titulares
Los titulares podrán ejercer los siguientes derechos:
- Acceso.
- Actualización y rectificación.
- Supresión.
- Revocatoria de autorización.
- Presentación de quejas ante la SIC.
- Solicitud de prueba de autorización.
- Acceso gratuito a la información objeto de tratamiento.
7. Canales de Atención
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través del correo electrónico: [email protected]
8. Procedimiento de Peticiones, Consultas y Reclamos
- Consultas: Máximo 10 días hábiles, prorrogables por 5 días adicionales.
- Reclamos: Máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días adicionales.
- Reclamos incompletos: El titular tiene 5 días hábiles para subsanar. Si no lo hace en 2 meses, se entiende desistido.
- Reporte a la SIC: Los reclamos deberán reportarse semestralmente al RNBD (primeros 15 días hábiles de febrero y agosto).
- Instancia ante la SIC: Si no hay respuesta satisfactoria, el titular podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Cuando la normatividad colombiana la obligue, la responsable se compromete a:
- Inscribir sus bases de datos en el RNBD.
- Actualizar la información en caso de cambios sustanciales.
- Reportar incidentes de seguridad en un plazo máximo de 15 días hábiles.
- Reportar reclamos semestralmente.
10. Principio de Responsabilidad Demostrada
La Dra. Valentina Dicker Jiménez adoptará medidas que permitan demostrar el cumplimiento de la normativa, incluyendo:
- Protocolos internos de seguridad y confidencialidad.
- Capacitación periódica al personal.
- Auditorías y controles internos.
- Documentación de incidentes y reclamos.
- Evidencia de inscripción y actualización en el RNBD.
11. Vigencia
La vigencia de estas Políticas inició a partir del 12 de marzo del 2024 como cumplimiento a la Ley 1581 de 2012.
